Cómo crear productos en mi sistema ERP/CRM Dolibarr

Los conceptos básicos a tener en cuenta en este módulo son:

  • Producto: bien de consumo que compramos a un proveedor o vendemos a un cliente.
  • Servicio: Actividad realizada por la empresa a un tercero que será facturada.
  • Almacén: lugar físico donde serán almacenados nuestros productos.
  • Stock: cantidad de productos de que disponemos en nuestros almacenes.

1. Para acceder al módulo de Productos/Servicios se debe dar click en la pestaña Productos/Servicios del menú superior.

En la imagen podemos ver lo que podemos encontrar en el módulo de Productos/Servicios.

  • (1) Desde este submenú lateral (PRODUCTOS), podremos dar de alta un producto, obtener un listado de productos, estadísticas o el stock de los diferentes productos.
  • (2) Desde el submenú de (STOCK) podremos comprobar el Stock de los productos almacenados.
  • (3) Estadísticas con los productos que están en venta o compra o fuera de venta o compra.
  • (4) Con el submenú lateral (CATEGORÍAS), podremos ver todas las categorías de los productos, así como dar de alta nuevas categorías.
  • (5) Desde este submenú lateral (SERVICIOS), podremos dar de alta un servicio, obtener un listado de servicios o estadísticas.
  • (6) Desde el submenú de MOVIMIENTOS en el módulo de ALMACENES podremos ver los movimientos de stock de nuestros almacenes, es decir, todas las entradas y salidas de productos.
  • (7) El submenú ENVÍOS nos permitirá ver un listado con todos los envíos de mercancías realizados por nuestra empresa, así como ver las estadísticas de estos envíos.
  • (8) Listado de los últimos productos modificados. Esto nos ayudará a saber qué es lo último que se ha actualizado.

Para la creación de un producto es recomendable primero crear el «Almacén» donde se reflejarán los movimientos del stock y luego una «Etiqueta/categoría» en la que se clasificará este producto y por último se crea el «producto» relacionándolo con el almacén y la categoría creados

Recomendación

Esto se hace así en el caso de que se encuentre creando sus productos por primera vez ingresandolos uno por uno, pues si ya los tiene digitados en un archivo de Excel puede importar ese listado de forma completa al sistema, una vez se encuentren allí puede proceder a crear los almacenes y categorías para asignarlos a cada producto, simplemente selecciona el producto de acuerdo a las indicaciones que se darán a continuación y desde la ficha del producto presionar el botón modificar para asignar el almacén por defecto y la etiqueta/categoría y por último dar clic en grabar, repitiendo el proceso con cada producto de su listado.

De esta forma también se asegura de que se muestre correctamente en el módulo punto de venta, si se activa este módulo por supuesto.


Creación de Almacenes

En el menú lateral izquierdo, en la Area  de «Almacenes» damos clic en la opción «nuevo almacén»

Esta es la pantalla desde la que podremos crear un»Nuevo Almacén«. Estos son los campos más importantes:

  • (1). Aquí colocamos la referencia de nuestro almacén.
  • (2). Aquí colocamos el nombre que tendrá nuestro almacén.
  • (3). Aquí colocamos la descripción del almacén (opcional).
  • (4). En este espacio colocamos la Dirección del almacén.
  • (5). Seleccionamos de la lista desplegable el país.
  • (6). Aquí seleccionaremos el Estado del almacén. Podrá estar abierto o cerrado según el caso
  • (7). Finalmente, pulsar en «CREAR»

De esta forma se crea el Almacén y el sistema nos muestra una presentación de los diferentes datos que registrará


  • En el menú lateral izquierdo en el Área de Almacenes, damos clic en la opción «Listado» y nos aparece el nombre del almacén que creamos y su respectivo estado (Activo)
  • Si se crean otros Almacenes, esta será la forma de acceder a ellos

Crear Categorías de productos

En el menú izquierdo en el Área de» Productos» dar clic en la sección de «Etiquetas Categorías” luego no dirigimos al botón en la parte superior derecha «Nueva etiqueta/categoría«.

Ahora se muestra el formulario desde el cual podremos crear nueva etiqueta/categoría de productos o servicios.

  • (1). En «Ref. » colocamos el nombre de la categoría. Es importante crear primero una categoría que abarque o contenga las demás categorías de productos que se van a crear, es decir por ejemplo; si su negocio es una tienda física o en línea la categoría mayor a crear será «Tienda» y las demás categorías de productos que puedan existir en su negocio se crearán como sub categorías que pertenecen a la categoría Tienda que es la mayor en este caso, (vamos a ver esto con el sencillo proceso a continuación)
  • (2). Aquí podremos añadir una descripción más amplia de la categoría, si es necesario.
  • (3). Para guardar, pulsaremos sobre «Crear esta etiqueta/categoría»
  • (1). Una vez se ha guardado podemos ver el listado de las categorías creadas, como ejemplo vemos la categoría mayor «TIENDA».
  • (2). Para seguir creando categorías o subcategorías repetimos el proceso desde el botón en la parte superior derecha «nueva etiqueta/categoría».

Las categorías pueden ser subcategorías de otras categorías. Desde la opción «Añadir en» podremos elegir cual es la categoría «Padre» de la categoría que vamos a crear

  • (1). En «Ref. » colocamos el nombre de la categoría o subcategoría.
  • Podremos añadir una descripción más amplia de la categoría, si es necesario.
  • (2). «Añadir en» Permite seleccionar la categoría «mayor o padre» a la cual deseamos que pertenezca la categoría que se está creando.
  • (3). Para guardar, pulsar sobre «Crear esta etiqueta/categoría»

Como se puede apreciar en la imagen, hemos creado y añadido la Subcategoría «DULCERÍA» a la categoría «mayor o padre» «TIENDA»

Creación Productos

  • Una vez se han creado los Almacenes y las Categorías podemos proseguir con la creación de los productos en sí.
  • Para dar de alta un nuevo producto dar clic en «Nuevo producto» en el menú lateral PRODUCTOS.

Esta es la pantalla desde la que podremos crear un nuevo producto. Hemos destacado los siguientes campos:

  • (1). Ref. Esta es la referencia o código del producto. Dependiendo de la configuración del módulo de productos se generará de forma automática.
  • (2). En el campo Etiqueta introduciremos el nombre del producto.
  • (3). Desde estos campos de Estado seleccionaremos si el producto estará disponible para comprarlo, venderlo o ambas cosas.
  • (4). Este campo es para el código de barras (Si lo posee)
  • (5). El campo Descripción se utiliza para agregar características más amplias sobre el producto o servicio y se verá en los formatos de factura o presupuestos
  • (6). En el campo Almacén por defecto seleccionar de la lista desplegable uno de los Almacenes creados para registrar los movimientos de stock de este producto
  • (7). En los campos siguientes de esta sección puede definir el stock mínimo y máximo, el tipo o naturaleza del producto, su peso entre otras características opcionales a ingresar
  • (8). Al digitar en el campo Etiquetas/Categorías seleccionar la categoría a la cual pertenece este producto en este caso «Dulceria»
  • (9). Aquí colocamos el precio de venta del producto y si ese precio incluye o no el IVA. Por poner un ejemplo, precio de venta 100 sin IVA. Teniendo una tasa de IVA del 21%, el precio final de venta sería de 121. En cambio, precio de venta = 100 con IVA. Teniendo una tasa de IVA del 21% la base imponible se reduciría a 83 para que el precio final fuese de 100.
  • Si indicamos un precio de venta mínimo del producto. El producto no podrá ser vendido por debajo de ese precio.
  • (10). Seleccionar la tasa de IVA que se le aplicará al producto. (Si aplica)
  • (11). Pulsar en “CREAR» .
  • (1). Al Crear el producto el sistema mostrará la ficha y demás opciones importantes relacionadas al mismo a las que se puede acceder desde las pestañas ubicadas en la parte superior, como precios de ventas, precios de compra, estadísticas, etc…
  • (2). Nombre y referencia del producto
  • (3). Almacén seleccionado
  • (4). Etiquetas/Categorías Seleccionada
  • (5). MODIFICAR Permite reabrir el formulario para editar la información de cualquier campo
  • (6). COPIAR Permite duplicar el producto creado
  • (7). ELIMINAR Permite borrar el producto completamente
  • (8). El botón GENERAR de la sección documentos permite crear automáticamente un documento en PDF con la información y especificaciones del producto para descargar, imprimir o enviar por email.
  • (9). Las flechas < > en la parte superior derecha permiten pasar de una ficha de producto a la siguiente o a la anterior

Imágenes del Producto

  • (1). En la pestaña Documentos se añade la imagen del producto,
  • (2). desde el botón Elegir archivos puede buscar la imagen en su PC

Pestaña Precios de Venta

Tras pulsar sobre la pestaña Precios de Venta esta es la pantalla que se nos mostrará. En ella se muestra información general sobre el precio de venta del producto/servicio:

  • (1) En esta zona se muestra la información general sobre los precios de venta del producto/servicio.
  • (2) En esta lista se muestra un histórico de variaciones de precio del producto/servicio.
  • (3) Con este botón podremos cambiar el precio de venta del producto/servicio.
  • (4) Con estas flechas podremos ir navegando entre todos los productos/servicio.

Pestaña Precios de Compra

Tras pulsar sobre la pestaña Precios de compra esta es la pantalla que se nos mostrará. En ella se muestra información general sobre los precios de compra del producto/servicio:

  • (1) En esta zona se muestra la información general sobre los precios de compra del producto/servicio.
  • (2) En esta opción se puede cambiar el precio de compra directamente
  • (3) Con este botón podremos añadir precios de proveedores de este producto/servicio.
  • (4) En esta lista se muestran los precios de compra de este producto/servicio que nos ofrecen los distintos proveedores.
  • (5) Con estas flechas podremos ir navegando entre todos los productos/servicio.

Pestaña de Stock

La pestaña de Stock solo está disponible para los productos, no para los servicios. Tras pulsar sobre la pestaña Stock, esta es la pantalla que se nos mostrará. En ella se muestran toda la información referente al producto:

  • (1) En esta zona se muestra información general sobre el producto, su stock total y pedidos en curso.
  • (2) En esta lista se muestra el stock del producto en cada uno de los almacenes.
  • (3) Con estos botones podremos hacer correcciones de stock y hacer transferencias de unidades entre un almacén y otro.
  • (4) Con estas flechas podremos ir navegando entre todos los productos.