Configuraciones para un sistema de ventas e inventarios

Nos dirigimos al menú lateral izquierdo a la opción de Configuración y luego damos click en Módulos


Activación y configuración del módulo de terceros

El módulo Terceros permite gestionar clientes, clientes potenciales y/o proveedores. Se trata de un requisito esencial para otros módulos como (facturas, pedidos, inventarios, etc.).

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración de módulo de terceros» primero se deben definir dos «mascaras o prefijos» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un cliente o proveedor.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: CLIENTE-{00000} y PROV-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Más abajo en dentro de la misma sección de «Configuración de módulo de terceros»

En la sección de Reglas sobre los ID profesionales, En la fila ID profesional en la opción ¿Debe ser único? Para el RUT se debe activar esta opción, esto ayuda a evitar que se creen clientes con números de identificación tributaria R.U.T repetidos, El sistema enviará un mensaje y no permitirá que se guarden.

En la sección “Otro”

  • 1) Seleccionar la opción de la lista desplegable Si (número de caracteres para desencadenar la búsqueda 1) esto quiere decir que al presionar un carácter o letra al momento de añadir un tercero a un presupuesto o factura el sistema va ha empezar a buscar dentro de todos los registros de clientes cuales coinciden con esa letra, esto para permitir una búsqueda rápida de terceros.
  • 2) Clic en modificar
  • 3) Seleccionar la opción de la lista desplegable Si (número de caracteres para desencadenar la búsqueda 1) nos dará la opción para la búsqueda de nuestros contacto rápidamente.
  • 4) Clic en modificar
  • 5) Activar la opción que dice – Deshabilitar el tipo de tercero «Cliente Potencial/Cliente» (por lo tanto, el tercero debe ser Cliente Potencial o Cliente pero no pueden ser ambos)
  • 6) En la lista desplegable final se puede seleccionar la opción «Cliente»

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Presupuestos

Ahora para activar y configurar el módulo de Presupuestos o Cotizaciones que es lo mismo, se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración de módulo de Presupuestos» primero se deben definir una «máscara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un presupuesto o cotización.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: COT-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Más abajo en dentro de la misma sección de «Configuración de módulo de Presupuestos» en la sección «Otras opciones» podemos definir el plazo de la validez por defecto en días que tendrá una cotización o presupuesto en el momento en que se creen, luego dar clic en MODIFICAR


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Pedidos

El módulo permite gestionar de forma organizada los Pedidos que realicen los clientes a la empresa
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada * para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración de Gestión de Pedidos» primero se deben definir una «máscara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un pedido.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: PEDIDO-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Envíos (Expediciones)

El módulo Expediciones permite gestionar de forma organizada la Gestión de los envíos de productos, remisiones o albaranes
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada * para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración de módulo de envíos» primero se deben definir una «máscara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un envío.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: ENVIO-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Proveedores

El módulo Proveedores permite gestionar de forma organizada la Gestión de Proveedores y gestión de compras (órdenes de compra y facturación de facturas de proveedores)
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada * para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración de módulo de Proveedores» en la pestaña «Pedido a Proveedor» primero se debe definir una «máscara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un pedido a proveedor.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: PED-PROV-{00000}
    Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

  • Continuamos dentro de la sección de «Configuración de módulo de Proveedores» en la pestaña «Factura a Proveedor» en esta se deben definir dos «máscaras o prefijos» para que de acuerdo a esto el sistema automáticamente genere un consecutivo cada vez que se cree una factura o abono a proveedor.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo:
  • FACT-PROV-{00000}
  • FACT-DEV-PROV-{00000}
    Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

  • Continuamos dentro de la sección de «Configuración de módulo de Proveedores» en la pestaña «Pagos a Proveedor» en esta se debe definir una «máscara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un pago a proveedor.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: PAGO-PROV-{00000}
    Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Facturas y Abonos

El módulo Facturas y abonos permite Gestión de facturas y abonos a clientes. Gestión facturas y abonos de proveedores
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada * para acceder a la configuración del módulo…


Una vez dentro de la sección de «Configuración de módulo de Facturas» primero se deben definir cuatro «máscaras o prefijos» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree una Factura estándar, una Factura rectificativa, una Factura de abono o una Factura de anticipo.
Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo:

  • FACT-{00000}
  • F-RECT-{00000}
  • F-DEVOL-{00000}
  • F-ANT-{00000}

Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)


  • Continuando en la sección de «Configuración de módulo de Facturas» en la pestaña «Pagos» se debe definir una «mascara o prefijo» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un Pago por concepto de ventas.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: PAGO-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Impuestos y gastos especiales

El módulo Impuestos y gastos especiales permite gestionar gastos especiales (impuestos, gastos sociales, dividendos…)
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo, para ello le recomendamos hacerlo mientras tenga conocimientos en impuestos, de lo contrario puede dejarlo tal como se encuentra funcionará.


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Salarios

El módulo Salarios permite gestionar el registro y seguimiento del pago de los salarios de sus empleados
Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego puede dar clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo, pero este módulo no requiere configuración


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo de Bancos / Cajas

El módulo Bancos / Cajas permite gestionar las cuentas financieras de tipo cuentas bancarias, en línea, postales o efectivo

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo, pero este módulo no requiere configuración


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo Márgenes

El módulo Márgenes permite gestionar los márgenes de beneficio

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo…


Una vez dentro de la sección de » Configuración de la gestión de márgenes « es importante definir muy bien los siguientes Parámetros:

  • 1-En general la opción preferida por los comercios es Margen en Precio Medio Ponderado (PMP), por supuesto dispone de estas tres opciones para activar conforme a su modelo de negocio,
  • 2-luego de esto presione el botón MODIFICAR para guardar los cambios de esta zona
  • 3-Siguiente opción recomendada a activar es Mostrar el margen sobre ventas, Para activar esta función se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que la función quedará activa)
  • 4-En la opción Método de gestión de descuentos globales se puede escoger de la lista desplegable el valor que Indica si un descuento global se toma en cuenta como un producto, servicio o sólo en el total a la hora de calcular los márgenes.
  • 5- luego de esto presione el botón MODIFICAR para guardar los cambios de esta zona
  • 6- Tipo de contacto comisionado, de la lista desplegable Indique qué tipo de contacto (vinculado en las facturas) se utilizará en el informe de margen por contacto/dirección. Tenga en cuenta que la lectura de estadísticas de un contacto no es confiable ya que en la mayoría de los casos el contacto puede no estar indicado explícitamente en las facturas.
  • 7- luego de esto presione el botón MODIFICAR para guardar los cambios de esta zona


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo Contabilidad (Simple)

El módulo Contabilidad (Simple) permite la activación de informes simples de contabilidad (diarios, ventas) basados en el contenido de la base de datos. No utiliza ninguna tabla de contabilidad.

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo… para ello le recomendamos hacerlo mientras tenga conocimientos Contables, de lo contrario puede dejarlo tal como se encuentra funcionará.


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo Productos

Permite la gestión de productos de acuerdo a los parámetros que se definan en el módulo

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo…


  • Una vez dentro de la sección de «Configuración del módulo de Productos y Servicios» primero se deben definir dos «mascaras o prefijos» para que de acuerdo a esto el sistema genere automáticamente un consecutivo cada vez que se cree un Producto o Servicio.
  • Importante que se utilice la llave o corchete, ejemplo: PROD-{00000} y SERV-{00000}
  • Para encerrar los números no se emplean paréntesis, lo que vemos son llaves o corchetes, para ello se utiliza la tecla Alt + 123 = { y la combinación de teclas Alt + 125 = }
  • Para confirmar, dar clic en el botón MODIFICAR y luego se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el modelo de numeración está activo)

Más abajo en dentro de la misma sección de «Configuración del módulo de Productos y Servicios» en la sección Configuración de productos/servicios definir los siguientes parámetros:

  • Reglas para precios de venta: Escoja de la lista desplegable el valor que desee para la gestión de los precios de sus productos/servicios
  • Activar productos compuestos (kits) es una función opcional dependiendo de si maneja productos para la venta en forma de kits o compuestos por otros productos o insumos
  • La función: Esperar a que presione una tecla antes de cargar el contenido de la lista combinada de productos, recomendable activar en SI (Número de caracteres para desencadenar la búsqueda 1) para una búsqueda más rápida de sus productos/servicios
  • Para guardar los cambios, dar clic en el botón MODIFICAR

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo Servicios

Permite la gestión de Servicios de acuerdo a los parámetros que se definan en el módulo

Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo… aunque no es necesario configurar si se ha realizado la configuración de productos como se realizó anteriormente en la sección «Configuración del módulo de Productos y Servicios»


Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración del módulo Stocks de productos

Permite la Gestión de stocks de acuerdo a los parámetros que se definan en el módulo

  • La gestión del stock permite conocer los estados del stock y las correcciones del mismo para cada producto, posiblemente repartidos en varios almacenes.
  • El stock físico corresponde al stock que está registrado en Dolibarr (cantidad de producto existente en los almacenes, en la base de datos)
  • El stock virtual corresponde al stock físico – la cantidad de producto pedido por los clientes (pedidos validados) + la cantidad pedida a los proveedores (pedidos con el estado enviado al proveedor).
  • Para activar este módulo se da clic en el switch para que cambie a verde (lo que indica que el módulo está activo) luego se da clic en la rueda dentada para acceder a la configuración del módulo…

Una vez dentro de la sección de » Configuración del módulo de Almacenes» es importante definir muy bien los siguientes Parámetros:

  • En la Sección: Regla para la reducción automática de stocks (la disminución manual es siempre posible, incluso si se activa una regla de reducción automática) Si se desea reducir automáticamente el inventario en el momento de la venta es recomendable activar la opción Decrementar los stocks físicos sobre las facturas/abonos a clientes.
  • En la Sección Regla para el aumento automático de stocks (el aumento manual es siempre posible, incluso si se activa una regla de aumento automático) Si se desea incrementar automáticamente el inventario en el momento de la validación de las compras es recomendable activar la opción Incrementar el stock real en la validación de las facturas/abonos de proveedores

Continuando en la sección de » Configuración del módulo de Almacenes»

  • En la sección de Reglas de requerimiento de stock puede elegir entre las cuatro opciones si para añadir un producto o servicio en una factura, pedido o envío este debe tener un stock suficiente o negativo
  • En la sección Otro puede activar de forma opcional la opción Administrar también el valor del stock mínimo y deseado de la cupla (producto-almacén) además del valor del stock mínimo y deseado por producto

Salimos de vuelta al listado de módulos desde la opción que se encuentra en la parte superior derecha que dice «Volver al listado de módulos» para configurar el siguiente módulo

Activación y configuración de módulos Herramientas o Sistema

Puede activar los siguientes módulos como complementos útiles para la gestión de negocio con ayuda del sistema, puede emplearlos con la configuración que tienen por defecto


Por el momento estos son los módulos a activar y configurar más recomendados para que pueda empezar a sistematizar su negocio lo antes posible, por supuesto la herramienta Dolibarr cuenta con otros módulos y funcionalidades que podrá conocer e implementar a medida que explora las diferentes temáticas en nuestro sitio web sobre el manejo de la misma.