El seleccionar la mejor solución electrónica para su empresa es algo que debe meditar cuidadosamente para poder sacar el mejor provecho de esta innovadora herramienta. Para ello, le sugerimos tomar en consideración algunas características, que sin importar los beneficios que le ofrezca la solución, debería contar con esas ya que son básicas, ya sea que seleccione un enfoque de software interno o seleccione un proveedor de servicios de facturación electrónica.

¡Es por esto que hemos preparado cuidadosamente este informe! los aspectos más importantes para escoger su solución de facturación electrónica, para que tenga un criterio claro que le permita tomar una buena decisión para su empresa o negocio.

1.   Intercambio electrónico de documentos.

Puede sonar obvio, pero no siempre lo es para todos. Lo básico de una solución electrónica es que esta permita el intercambio electrónico de documentos entre compradores y proveedores, pues existen sistemas que solo realizan la emisión de la factura. hay que resaltar que no solo se trata de facturación electrónica, sino de un ECOSISTEMA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS para la DIAN. más allá de los estándares de datos que emplee su sistema contable o su empresa, por su tipo, procesos de negocio, tamaño, capacidades técnicas, personal o ubicación geográfica, entre los documentos que debe admitir su solución contable se encuentran:

• La generación de factura electrónica, a crédito y de contado. Notas de crédito y débito.

• Recepción de facturas. (lo que antes se hacía al recibir facturas de los proveedores en un Email convencional, ahora se debe realizar de forma técnica, y para esto se requiere un Buzón tributario. que es la herramienta que le permite recibir y administrar todas las facturas de sus compras realizadas, garantizando que cumplan con las validaciones y condiciones establecidas por la autoridad
  • Un buzón tributario es probablemente incluso más importante que la emisión de facturas electrónicas y no todos los proveedores tecnológicos en Colombia lo tienen, ni mucho menos un software independiente de emisión.

Por medio del buzón tributario se hace posible emitir de forma práctica y sencilla los acuses de título valor necesarios para deducir tus costos y gastos en facturas a crédito.

Posiblemente todo este tiempo ha estado recibiendo facturas qué no cumplen con las exigencias o características especificadas por el gobierno, pero no se preocupe, mas adelante le enseñaremos cual cumple con este aspecto tan importante.

Al realizar la generación de estos acuses, la factura a crédito adquiere un título valor, permitiendo así que se pueda ofertar siempre y cuando lo decida el vendedor, a una entidad financiera o Factor. (Resolución 85).

• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. (lo que se realizaba en un Excel de nómina ahora es un documento electrónico que valida ante la DIAN los pagos o transacciones que se realizan entre empleadores y trabajadores).

• Documento Soporte electrónico para los no obligados a facturar. (lo que se conocía como las Cuentas de cobro). La solución que se implemente en su empresa debe permitir crear un documento en el caso de actuar como un comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando realice transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta o un documento equivalente. así mismo que le permita dar seguimiento a las compras de un producto o un servicio.

• Otro de los documentos que su solución debe generar si su modelo de negocio así lo requiere es la generación del POS electrónico y documentos equivalentes.

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Este es un proceso donde el país va a ir abandonando paulatinamente el papel como elemento de intercambio comercial.

Cuando se habla de un documento electrónico quiere decir que esto se hace por medio de un software que está conectado en tiempo real con la DIAN, que es la entidad gubernamental que está propiciando el ecosistema de documentos electrónicos en Colombia.

El ecosistema de documentos electrónicos de la DIAN, en términos prácticos es el libro de ventas y compras de los contribuyentes, es la forma en que un contribuyente interactúa con la entidad gubernamental.

Entonces, como acabamos de ver no se trata solamente con qué proveedor tecnológico se emiten facturas electrónicas lo más económico posible por el momento, sino, de evaluar quién le ofrece el ecosistema completo y cumple con toda la normativa para en adelante no tener inconvenientes con la autoridad.

2.  Integración al sistema contable.

Su solución de documentos electrónicos debería poder integrarse al software contable actual sin ningún reemplazo, por supuesto si este software cuenta con las características técnicas adecuadas para conectarse a otras aplicaciones. De ser así, gracias a ello, usted podrá seguir usando su propio sistema financiero para el procesamiento de los datos de su empresa o negocio, evitando la necesidad de adaptarse a un nuevo programa, mientras cumple más eficientemente con las disposiciones del ente regulador.

3.  Cumplimiento de las regulaciones legales.

La autoridad fiscal como lo es la DIAN, regula, tiene estándares y normas específicas, y si los contribuyentes no cumplen con los mismos, podrían ser sancionados, multados o incluso llegar hasta el cierre del establecimiento. 

Para evitar ello, la solución electrónica por la que usted opte, debería permitirle cumplir con todas las leyes de acuerdo a la normativa vigente en el país.

4.  Experticia fiscal.

Las regulaciones de la facturación electrónica son dinámicas, no estáticas, por lo que constantemente están cambiando, siendo renovadas o modificadas. Esto quiere decir que su solución electrónica requerirá actualizaciones, y esta deberá estar en  capacidad de adaptación a las mismas para poder garantizarle a usted el cumplimiento con la ley. 

Por esto si escoge un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, debe fijarse en su trayectoria, experiencia y si este tiene conocimiento fiscal, incluso en otros países donde ya se ha implementado este modelo desde hace años, lo que le garantizará mayor seguridad y respaldo.

5. Calidad de los datos.

Otro aspecto que debe tomar en cuenta, es que la solución electrónica seleccionada debe ayudarle con la eliminación de un porcentaje importante de las tareas relacionadas a investigación, comparación y resolución asociadas con la validación de facturas, en la realización de controles de calidad de los datos, antes de que las facturas sean entregadas al comprador.

6.  Almacenamiento.

El archivo de las facturas suele ser otro de los aspectos básicos y pertinentes también a la regulación electrónica en los distintos países que la tratan con carácter legal.  Por ello, su solución electrónica debería tener en cuenta esto y permitirle un almacenamiento de facturas y documentos que sea de fácil acceso y recuperación.

7.  Gestión – Servicio Integral.

Las soluciones de software en el mercado pueden ofrecer una amplia variedad de herramientas y funciones adicionales a la facturación electrónica, como control de inventarios, reportes o una app móvil entre otras junto con la facturación, pero lo ideal es que pueda ofrecerle los demás elementos y servicios del ecosistema de documentos electrónicos. no obstante, procure contratar con un proveedor tecnológico que, primero que todo cumpla con todas las normas y ofrezca el ecosistema de documentos electrónicos completo. recordemos nuevamente que no solo se trata de facturación.

Ahora, ya conoces los 7 aspectos fundamentales en cualquier solución electrónica sostenible a largo plazo, y si nos permites te presentaremos una solución que cumple con cada uno de ellos.

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Te ayudamos a implementar un ecosistema de documentos electrónicos completo y confiable en tu empresa o negocio, con ayuda de una compañía de desarrollo tecnológico que desde hace más de 15 años ofrece soluciones de Facturación Electrónica en México, llegaron hace 5 años al mercado Colombiano donde se han posicionado como una de las empresas más importantes en Facturación Electrónica, gracias a que sus soluciones en facturación son ágiles, versátiles, económicas y son ofertadas mediante una plataforma online gratuita, amigable, segura y que cumple con todos los requerimientos de la DIAN.

Aplicaciones productivas Software presenta a nuestro aliado en Facturación electrónica – Facturatech. 

no se preocupe por el XML, la firma electrónica, la generación del CUFE, el código QR y tódos los requisitos exigidos, no sólo para la generación de una factura electrónica, sino para todos los documentos y servicios que conforman el ecosistema de documentos electrónicos ante la DIAN. Facturatech y Aplicaciones Productivas Software hacen todo esto para ti.

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En nuestra plataforma web podrás generar Facturas Electrónicas, Notas Crédito, Notas Débito, Documentos Soporte y Nómina Electrónica; representados en un archivo XML y un archivo PDF. También podrás tener un buzón de recepción para almacenar y consultar en un mismo lugar todas las facturas derivadas de tus compras. Nuestra oferta se centra en ser una alternativa totalmente en línea en la que sólo tendrás que comprar el paquete de facturas que necesitas y acceder de manera gratuita a la plataforma.

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Tus clientes recibirán su factura en Xml y en PDF como lo exige la Dian, y tú podrás recibir todas las facturas de compra a tus proveedores identificando en automático si cumplen validaciones establecidas por la autoridad. Es un “seguro de vida” para tu empresa o negocio, que evitará que utilices facturas sin validez en tus procesos contables y en tus declaraciones fiscales. Consulta por medio de filtros inteligentes todas tus facturas recibidas, adminístralas, y si lo requieres, expórtalas a Excel con un solo clic, y emite de forma práctica y sencilla los acuses de Título Valor necesarios para deducir tus costos y gastos en facturas a crédito.

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Si en su empresa se encuentra implementado algún software contable o ERP, que aún no genera ni permite el intercambio electrónico de documentos con la DIAN o con algún proveedor tecnológico, si este software resulta ser apto tecnológicamente para ello, es posible conectarlo a nuestro sistema integral de facturación electrónica Facturatech, para facilitar la emisión de sus documentos fiscales y demás servicios del ecosistema desde el mismo software, como lo mencionamos anteriormente evitando la necesidad de adaptarse a un nuevo programa.

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contrato de servicio sin cláusula de permanencia. sin costos ocultos ni cargos fijos mensuales. recuerda que solo pagas por el consumo de folios o documentos electrónicos que se consuman. y si en algún momento requiere soporte técnico este no le genera costos adicionales. tenemos el orgullo de brindar soporte gratuito.

Así es, La transformación digital y el paso hacia el ecosistema de facturación electrónica no tiene porqué ser costosa. el uso de la plataforma y las actualizaciones del software son gratuitos! 

¡Tenemos una oferta ajustada para cada cliente, incluso si sólo realiza una factura al mes, La vigencia de estos folios o documentos electrónicos es de hasta dos años, ahorra dinero!

No necesita contratar con diferentes proveedores tecnológicos. cumplimos con todas las normas y ofrecemos el ecosistema de documentos electrónicos completo, incluso si no tiene tiempo para realizar el procedimiento de implementación o solicitudes en el portal de la DIAN. tenemos un servicio profesional diseñado para estos casos y así llevarlo de la mano en todo el proceso hasta que emita su primer documento electrónico!

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así te encuentres como persona natural, empezando con tu negocio o seas una gran empresa, nos encontramos en un momento de cambio y de transformación tecnológica en el país y en el mundo, e independientemente de que te encuentres o no obligado a facturar electrónicamente sabemos que es importante para ti integrar el ecosistema de documentos electrónicos para servir mejor a tus clientes y llevar tu negocio al siguiente nivel.

Queremos ayudarte a ti. a tus clientes, e incluso a tus proveedores en todo el proceso; desde cero hasta la generación y recepción adecuada de los documentos electrónicos necesarios; cumpliendo con las disposiciones legales de forma fácil y segura.

Si la idea de que te apoyemos en este proceso te parece interesante, puedes tener una llamada de cotización o asesoría gratuita con uno de nuestros consultores en documentos electrónicos. para analizar los puntos que se requieren implementar en tu empresa o negocio, y de esta forma poder ayudarte.

Vamos a hablar de los requisitos para acceder a esta llamada.

Como primera consideración tienes una necesidad real de acogerte a la transformación digital sea por alguno de estos aspectos.

• Deducir costos y gastos que le permitan disminuir la base del impuesto de renta
• Conservar tus clientes actuales que te exigen factura electrónica así no te encuentres obligado a facturar
• Evitar sanciones por parte del ente regulatorio
• Entre otras

Como parte del proceso, te pediremos que complementes un formulario. Es fundamental rellenarlo para así tener una comprensión de tu negocio, y para poder preparar la llamada y sacar el máximo valor de la misma. 

No obstante, si no llenas el formulario tendríamos que hacer las mismas preguntas en la llamada.

Por otro lado, si todo es claro para ti en estos temas y deseas adquirir alguno de los productos del ecosistema de documentos electrónicos contactanos directamente para cotizar tu pedido.